要素式公证书制作中的问题及对策

冯兴吾 杨仕田 刘金海


为增强公证文书的证明力，提高公证队伍的整体水平，满足社会对公证法律服务的需要，充分发挥公证的作用， 司法部决定自200J年1月1日起在保全证据、现场监督、合同(协议)三类公证书推行使用要素式公证书格式。实践中，使用者普遍反映较好。但是，要素式公证书在制作中仍存在一定的问题，本文试提出，求教同仁。
一、要素式公证书制作中的问题
l、必备要素不全。必备要素为公证办证证词中必须具备的内容，而有的公证书在证词中却存在保全的关键词缺省、拍卖标的基本情况及所有权或处分权不明、代理人的代理权限不清等情况。
2、选择要素选择不当。选择要素为根据公证证明的实际需要或当事人的要求， 酌情在公证书证词中写明的内容。有的公证书证词应写明的未写明，如证据的存放地点不明、开奖中有在场人的未加描述、合同的生效日期及条件未说明等。
3、法律条文引用不规范。有的房屋转让合同公证书证词中只援引《中华人民共和国合同法》，而未引用《中华人民共和国房地产管理法》等。
4、大宗批量证未按要求出具要素式公证书。有的认为批量公证，公证书证词基本是一致的，只是一方当事人的基本情况不同，不必出具要素式公证书。
5、要素式公证书的范围过窄。司法部试行要素式公证书格式的范围暂定为在国内使用的保全证据、现场监督、合同(协议)三类公证书，而发往域外使用的涉外、涉港澳台公证书及其他国内公证书仍使用现行公证书格式。
二、要素式公证书制作的问题之对策
l、加强学习、提高素质
推行要素式公证书是公证工作改革的重要内容，是对传统公证书格式的全面突破，是一项十分具体而又复杂的工作，对公证人员的分析判断能力、办证程序的严谨性等都提出了更高的要求。各地要采取集中培训、集体学习、自学等方式，组织全体公证人员认真学习司法部下发的要素式公证书格式、使用说明、参考格式及与要素式格式相关的法律、法规及司法文书写作知识，努力提高法律、公证业务、语文和文书写作水平。
要素式公证书与过去的公证书相比，最显著的特点就是在公证证词中必须写明某个公证事项适用某种法律、法规， 因此，公证人员不仅要熟悉公证事项适用什么法律，还要清楚具体的条款。所以，公证员为适应未来公证工作的实际需要，必须不断加强学习。
2、必备要素写完整
一是保全证据公证书。要写明申请人的姓名或全称、申请日期及申请事项。 自然人写姓名，有代理人的还要写代理人的姓名， 包括自然人的性别、出生日期、住址，外国人写明国籍。法人或非法人组织写全称，要以其营业执照或公章上名称为准，并要写法定代表人或代理人姓名，
法人的基本情况及行为能力。保全的方式方法，如自书、代书、公证人员记录、录音、录像等方式。参与保全人员的情况，包括承办公证人员及在场人、翻译、勘验等的人数、姓名等。同时，还要写明证人的主体资格是否合法，意思表示是否真实，取得证据的数量、种类、 日期，是否向证人宣读和经证人阅示，证人在证据上签名(盖章或捺手印)是否真实。
二是现场监督类。写明申请人全称或姓名、申请日期及申请事项。对委托人、拍卖人、拍卖师及竞买人资格的审查情况，拍卖标的基本情况及对其所有权或处分权的审查结果，对拍卖规则内容的审查结果。拍卖活动是否得到有关部门批准，如与拍卖标的有关的主管部门(文物管理 机构、国有资产管理机构、房地产管理部门等)、拍卖标的的监管机关(海关、人民法院、破产清算小组等)。拍卖的时间、地点及拍卖过程(拍卖方式、竞价形式)是否符合拍卖规则等。
三是合同(协议)类。写明申请人全称或姓名、申请日期及申请事项。公证人员要重点审查当事人的身份、资格及签订合同的民事权利能力和行为能力；代理人的身份及代理权限；限制民事行为能力人订立合同由其法定代理人代理或征得法定代理人同意，但订立纯获利益或与其年龄、智力、精神健康状况相适应的合同除外：担保人的身份、资格及担保能力； 当事人签订合同的意思表示是否真实，是否对合同的主要条款取得一致意见。如出售房产(期权)的名称、坐落、房号、朝向、 占地面积、使用面积、售价等；预售合同应有预售许可证，现房买卖应有房产证；共有房产或已设定他项权利(如抵押权)的房产，应按法律规定征得相关权利人的同意或认可；合同条款是否完备，内容是否明确、具体；是否履行了法律规定的批准或许可手续，如《中华人民共和国合同法》第44条后款规定：“法律、行政法规规定应当办理批准、登记手续生效的，依照其规定。”
3、选择要素要适当
一是保全证据公证类。申请保全证据的原因、用途；对于没有根据的原因，或者用途不定的，或原因用途难以确认的，一般不宜直接写明； 办理该项公证的法律依据(公证规章或有关规章等)；在引用法律依据时，应具体写到有关法律、法规、规章的条、款、项。有些省、市有公证地方性法规的，如我省的《安徽省公证条例》，本文认为也应引用。对所取得的证据的保全方式及存放地点。 如有附件时，应写明附件是原件还是复印件及附件的名称、份数、页数、顺序号。
二是现场监督类。申请人提供的主要证据材料的真实性、合法性；拍卖人对拍卖标的来源、瑕疵及相关责任的说明；拍卖活动有见证人的，应将其民事主体资格状况连同“见证人某某某、某某某在场见证”字样一并在公证书中加以描述。
三是合同(协议)类。合同标的物的权属情况及相关权利人的意思表示。权属情况指所有权、使用权、担保物权、专有权、专用权等；相关权利人包括与合同标的有关的共有权人、所有权人、使用权人、担保权人等。如写明权属： “本合同项下标的物由XX、XX共有”，接下去再写相关权利人的意思表示： “共有人XX对转让该标的物无异议”。转让、承包或租赁合同标的物时，应按法律规定征得相关权利人同意或认可。当事人对合同内容的重要解释或说明：在签订格式合同时，要写明当事人是否了解合同的全部内容；合同的生效时间及条件，如法律规定合同须经登记或批准方能生效的，公证书中应写明“本房屋《买卖合同》自合同项下房屋经房地产登记主管部门办理权属变更登记之日起生效”、 “本《质押合同》自合同项下物移交质权人占有之日起生效”。有的还写明“本合同自双方当事人签字、盖章并经公证之日起生效”、 “本合同自双方公司董事会通过后生效”。
4、加强管理，制定规范
一是在全国范围内推荐要素式公证书制作较好的公证书卷宗。要素式公证书的推行，使公证的形象逐渐饱满起来。过去制式的形式影响了对实体内容的更深入的探究，而推行要素式公证书之后，对形式的单纯追求已经不再是重点关注的问题，对法律实体内容的审查就必然成为公证工作的重点内容。因此，在从过去的偏重程序法、兼顾实体法向偏重实体法、兼顾程序法的转变过程中、首先要在全国范围内推荐要素式公证书制作较好的卷宗。
二是实行公证处之间要素式公证书制作的交流。要素式公证书使公证证明活动更加公开化，增强了公证活动的透明度。公证人员的工作， 包括审查的内容、依据的法律、分析判断过程都明明白白地展现在当事人面前，展现在法庭面前，展现在公证书使用部门面前。因此，要举办公证处之间要素式公证书制作的交流，在经验积累到一定程度后，将有益的经验在全系统进行总结、推广，努力做到公证程序公开、公证活动的透明，使人们对公证的认识更深，对公证书的证明力更加确信。
三是防止出现新的要素式公证书的格式化。如果我们仅仅把要素式当作一种形式， 当作一种被动的工作，那么，要素式公证书就不会有生命力，就会回到传统的老路上去。这就要求我们进一步理解要素式公证书的内涵， 而不是其表面。只有理解其内涵，公证员才能真正发挥主观能动性，才能通过公证书充分展示公证员的个性。
5、适当增加要素式公证书的种类。有的公证种类，如继承权公证、执行证书等都没有实行要素式公证书，如实行要素式公证书就能较全面地反映当事人的境况、申请的原因和目的、公证的对象和范围、公证的结论、依据事实和法律等方面。再如提存公证，若按老式部颁格式，只能证明提存协议上当事人的印鉴或签名属实，不能在公证书具体反映提存数量。为方便当事人。本文认为，在实践中应该参照部颁示范格式．根据当事人的具体情况．灵活地为当事人出具要素式公证书，在坚持法律原则性的基础上注重事实的灵活性的运用，使要素式公证书具有更加强大的实用性，增加公证工作为经济建设、为社会发展保驾护航的能力。


安徽省宣城市公证处
安徽省泾县公证处
联系电话：0563—3021349


浙江省杭州市人民政府


杭州市涉外房地产开发经营管理暂行办法　

市政府令

第23号


(1991年11月2日杭州市人民政府发布)
第一章 总 则



　　第一条 为了进一步适应对外开放和发展外向型经济的需要,促进我市涉外房地产业的发展,根据我国有关法律、法规,结合本市实际情况,制定本办法。
　　第二条 本办法所称的涉外房地产开发经营,是指按有关规定在本市市区范围内依法取得国有土地使用权后,依照城市规划从事各类房屋开发建设,并向境外组织和个人(包括驻境内机构和在境内工作的境外人员)出售、租赁房产的经营活动,以及依照国务院发布的《外商投资开发经营成片土地暂行管理办法》从事开发成片土地的经营活动。
　　第三条 本办法适用对象是:经批准从事房地产开发经营的外国公司、企业、其他组织及个人(以下简称外商)在本市举办的外商独资、中外合资、中外合作经营的企业(以下简称外商投资企业),以及经批准从事涉外房地产开发经营的非外商投资的房地产经营企业(以下统称涉外房地产企业)。
　　第四条 杭州市城乡建设委员会(以下简称市城乡建委)主管全市涉外房地产开发建设工作。
　　第五条 涉外房地产企业受中国法律的管辖,其房地产开发经营活动必须遵守中华人民共和国的法律、法规,合法权益受中国法律保护。



第二章 企业设立



　　第六条 凡已同中华人民共和国建立外交关系或设有商务代表机构的国家和地区的外商,持有所在国家或地区有关机构出具的身份证明,并经中华人民共和国驻该国使、领馆或商务代表机构的认证,均可申请在本市设立涉外房地产企业,有关部门将根据开发建设项目需要和有关规定,予以批准或不予批准。
　　第七条 外商在本市设立涉外房地产企业,必须符合国家关于成立外商投资企业规定的条件。中外合资、合作经营的中方企业,必须是资质等级达到国家建设部颁布的城市综合开发公司二级以上标准的企业。
　　第八条 外商拟以协议方式取得国有土地使用权在本市设立涉外房地产企业,由外商或拟合资、合作经营的中方向杭州市对外经济贸易委员会(以下简称市外经贸委)提出书面申请,并按规定提交有关资料,经市外经贸委会同杭州市计划委员会(以下简称市计委)、市城乡建委等部门审核后,依照《中华人民共和国外资企业法》、《中华人民共和国中外合资经营企业法》、《中华人民共和国中外合作经营企业法》等法律、法规的规定,报经主管机关审查批准,领取外商投资企业批准证书。外商通过投标或拍卖方式取得国有土地使用权从事涉外房地产开发经营的,在中标签约后凭土地使用权出让合同和国有土地使用证,按有关规定申领外商投资企业批准证书。外商投资企业经批准后持批准证书和有关文件,向市工商行政管理部门登记,领取营业执照,开始营业。企业营业执照的签发日期,为该企业的成立日期。
　　第九条 非外商投资的房地产经营企业,需在本市独自从事涉外房地产开发经营的,必须向市城乡建委提出书面申请,由市城乡建委根据本市开发建设项目需要和申请人的资质条件予以审批。经审查批准后,凭批准文件向工商行政管理部门办理企业变更登记手续。



第三章 开发建设



　　第十条 涉外房地产开发建设,由市计委会同市城乡建委单列计划,专项管理。
　　第十一条 外商独资兴办的涉外房地产企业在本市开发建设房屋,其土地使用权的取得和终止,必须按照《中华人民共和国城镇国有土地使用权出让和转让暂行条例》的规定办理。
　　第十二条 中方企业需要以行政划拨的国有土地使用权作为投资或合作条件与外商组成合资、合作经营企业从事涉外房地产开发经营的,应事先与市土地管理局(以下简称市土管局)签订国有土地使用权出让合同,补交土地出让金。
　　第十三条 非外商投资的涉外房地产企业在本市开发建设房屋,其土地使用权的取得,可以按照《中华人民共和国城镇国有土地使用权出让和转让暂行条例》的规定办理,也可以根据《中华人民共和国土地管理法》的规定行政划拨,并在房屋预售或出售、出租和抵押前,与市土管局签订国有土地使用权出让合同,以所得的收益补交土地出让金,补交期限在合同中约定。
　　第十四条 涉外房地产企业开发建设房屋,必须符合城市规划、环境保护、建筑设计、施工管理等方面的管理要求及土地使用权出让合同的规定要求。
　　第十五条 涉外房地产企业建设的住宅,其设计标准可自行确定。
　　第 十六条 涉外房地产企业进行房地产开发建设,应遵守我国现行的技术规范并承担相应的义务。确需采用境外技术规范的,须经市城乡建委批准。
　　第十七条 房屋建设过程中应实行严格的质量监督。竣工后必须报请杭州市建设工程质量监督部门进行验收,取得合格证书。



第四章 房屋出售



　　第十八条 涉外房地产企业开发建设的房屋,必须向杭州市房地产管理局(以下简称市房管局)办理房产登记手续后,方可出售。
　　第十九条 涉外房地产企业开发建设的房屋出售时,其土地使用权相应转移。其房屋所有权的期限与土地使用权的期限相同。土地使用权出让期满,土地使用者(购房人)需要继续使用的,应与市土管局重新签订土地使用权出让合同,支付土地使用权出让金,并办理登记手续,方可继续使用。
　　第二十条 房屋可以整幢出售,也可以分层、分套出售。整幢房屋分层、分套出售前,房屋出售人应明确各分层、分套房屋的建筑面积及相应的土地使用权比例,并制订《房屋使用管理维修公约》。
　　第二十一条 房屋出售活动可在我国境内进行,也可以在我国境外进行,但与我国未建立外交关系或没有在我国设立商务代表机构的国家和地区除外。
　　第二十二条 出售房屋,买卖双方应签订《房屋买卖合同》,明确双方的权利和义务。房屋买卖合同除了必须载明的事项外,还应包括下列内容:
　　(一)相应的土地使用权比例或范围;
　　(二)房屋的使用性质、权属转移的内容;
　　(三)房屋产权人必须遵守的事项;(四)违约责任。
　　第二十三条 《房屋买卖合同》签订后,购房人应到市房产交易所办理过户手续,向市房管局办理房屋所有权属登记手续,领取《房屋所有权证》,并凭《房屋所有权证》向市土管局办理土地使用权登记手续,领取《国有土地使用证》。
　　第二十四条 房屋出售价格由买卖双方协商确定,房屋出售人应将出售价格报市房管局和市物价局备案。房屋出售价格明显低于市场价格的,政府有优先购买权。
　　第二十五条 房屋出售人不得将已出售的房屋重复出售。
　　第二十六条 购房人购得房屋后又向他人出售时,应按规定交纳土地增值费。
　　第二十七条 涉外房地产企业经市房管局批准,可以预售房屋。预售房屋必须具备下列条件:
　　(一)有审核批准的施工设计图纸;
　　(二)有《建设工程规划许可证》和《国有土地使用证》;
　　(三)工程已经开工,施工进度和竣工交付日期已经确定;(四)本办法规定的其他条件。
　　第二十八条 涉外房地产企业向市房管局提出房屋预售申请时,必须提交下列文件:
　　(一)与工程承包公司或施工单位签订的房屋承包合同或施工合同;
　　(二)房屋预售计划;
　　(三)房屋使用、管理、维修公约;
　　(四)预售款的监督机构和使用监督方案;
　　(五)按规定应提交的其他文件。
　　第二十九条 预售房屋买卖双方应签订《房屋预售合同》,明确双方的权利和义务。《房屋预售合同》除必须载明的事项外,还应包括第二十二条(一)至(四)项的内容。《房屋预售合同》签订生效后,购房人应向市房管局办理合同登记手续。
　　第三十条 涉外房地产企业预售房屋所收的预售款,必须先用于支付及清偿该预售房屋的一切建筑费用(包括土地使用权费用)后,才能另作他用。
　　第三十一条 预售的房屋竣工验收合格后,涉外房地产企业应向市房管局办理房屋竣工交付登记,并按《房屋预售合同》办理房屋交付手续。房屋交付后,购房人应凭《房屋预售合同》及房屋交付凭证到市产交易所办理过户手续,向市房管局办理房屋所有权属登记手续,领取《房屋所有权证》,并凭《房屋所有权证》向市土管局办理土地使用权登记手续,领取《国有土地使用证》。
　　第三十二条 房屋预售的其他事项同房屋出售的有关规定。



第五章 房屋出租



　　第三十三条 房屋出租,出租人与承租人应签订房屋租赁合同,并向市房管局办理登记手续。房屋租赁期限不得超过土地使用权出让年限。
　　第三十四条 出租人对房屋及其设备应及时检查、修缮,保障住房安全。
　　第三十五条 凡已出租的房屋,出租人不得重复出租。
　　第三十六条 出售已出租的房屋,除承租人同意终止原租赁合同外,在租赁合同约定的租赁期内,承租人的租赁权利不受影响。购房人和原承租人应当按照原租赁合同,另行签订新的租赁合同。出售已出租的房屋,除租赁合同有约定外,在同等条件下承租人有优先购买权。



第六章 房屋抵押



　　第三十七条 依照本办法经管的房屋产权可以抵押,但同一抵押物不得重复抵押。预售的房屋产权不得用以抵押。
　　第三十八条 房屋产权用以抵押的,相应的土地使用权同时抵押。
　　第三十九条 房屋抵押,抵押人和抵押权人应签订房屋抵押合同,并在签订之日起三十天内,分别向市房管局和市土管局办理抵押登记手续。未经登记的抵押行为无效。
　　第四十条 抵押出租房屋的,原租赁合同继续有效。
　　第四十一条 抵押人不能按期履约时,抵押权人有权依照我国法律和合同规定向市房管局申请处分抵押物。因处分抵押物而取得房屋所有权和相应的土地使用权的,应按规定办理权属变更登记手续。



第七章 登 记



　　第四十二条 房地产经营活动,应依法办理各项登记手续。
　　第四十三条 房产登记由市房管局负责办理;土地使用权登记由市土管局办理。
　　第四十四条 登记期限:
　　(一)发生在中国境内的房地产经营活动中应登记的各项文件,自文件生效之日起三个月内登记;
　　(二)发生在中国境外的房地产经营活动中应登记的各项文件,自文件生效之日起四个月内登记。
　　第四十五条 办理房产登记和土地使用权登记,登记机关可按市物价局规定标准收取登记费。超过登记期限登记的,每超过三十天(不满三十天按三十天计)增加一倍收取登记费,但最高不得超过规定标准的五倍。
　　第四十六条 登记责任人可委托他人代理登记,被委托人必须出具有效的委托代理证书。



第八章 附 则



　　第四十七条 涉外房地产开发经营活动中需要公证的事项,当事人应依法办理公证。
　　第四十八条 对违反本办法规定的,由有关部门根据法律、法规和规章进行处理。
　　第四十九条 涉外房地产企业有关涉外房地产投资、开发建设、经营活动中的纠纷,争议双方可以按照合同的仲裁条款或事后达成的书面仲裁协议,提交中国仲裁机构或者其他仲裁机构仲裁。争议双方没有在合同中订立仲裁条款,事后又没有达成书面仲裁协议的,可以根据我国的有关法律向人民法院起诉。
　　第五十条 涉外房地产企业应按照国家和省的有关规定依法纳税。
　　第五十一条 涉外房地产企业经营房地产中有关外汇事宜,依照我国外汇管理规定办理。
　　第五十二条 向境外组织或个人出让土地使用权、出售房屋,应当以外汇结算。
　　第五十三条 涉外房地产企业在房地产经营中的各项保险,应向我国境内的保险机构投保。
　　第五十四条 涉外房地产企业的房屋出售、预售、出租、抵押情况,应按公历年报送市房管局和市土管局,并抄送市城乡建委,其中外商投资企业还应报送市外经贸委。
　　第五十五条 香港、澳门、台湾地区的公司、企业和其他组织或个人在本市投资从事涉外房地产开发经营活动,参照本办法执行。
　　第五十六条 杭州钱江投资区亦适用本办法。
　　第五十七条 各县(市)可参照本办法执行。
　　第五十八条 本办法由杭州市城乡建设委员会负责解释。
　　第五十九条 本办法自发布之日起施行。